آموزش راههای موفقیت

اسمارت کردن هدف، مزایا، نمونه ها و 6 گام هوشمندسازی هدف

هر تیمی که کار خارق ‌العاده‌ ای را انجام می‌ دهد، اول برای رسیدن به آن ؛ هدف تعیین می کند. تیم هایی که یک سری اهداف برای خودشان تعیین می کنند توانسته اند تا کار های بزرگی مثل درمان بیماری ها، ساخت دستگاه های کارآمدتر یا حتی ایمن تر کردن اقیانوس های برای نهنگ ها و دلفین ها را انجام بدهند. وقتی هدفی را تعیین می کنیم، می توانیم جایی که می خواهیم به آن برسیم را تجسم کرده و حداکثر تلاشمان را برای رسیدن به آن جا بکنیم.
اما برای رسیدن به یک هدف فقط بلند پروازی کافی نیست، بلکه طی کردن یک مسیر هم لازم است. این جا است که هوشمند یا اسمارت کردن اهداف اهمیت پیدا می کند. SMART مخفف چند کلمه مهم است که می تواند به شما در تعریف و تعیین اهداف عالی کمک کند. با اسمارت کردن هدف می توانید مطمئن شوید که هر چیزی از اهداف پروژه ای گرفته تا اهداف بزرگ تر شرکت قابل دستیابی هستند.
هدف گذاری چیست؟ 5 مزیت و 12 روش هدف گذاری اصولی
در ادامه این مقاله فاکتور هایی که لازم هستند تا به اسمارت کردن هدف تان کمک کنند را معرفی و بررسی خواهیم کرد. 

توی این پکهای فوق العاده، رازهای میلیونر شدن رو جوری یاد میگیری که تو هیچ کلاس آموزشی یا پک دیگه ای نه دیدی نه شنیدی! این ترفندها اگه پولدارت نکنن هم تو زندگی واقعا لازمن. استفاده کن و حسابی پول در بیار! 

توی این پک فوق العاده، قوانین رشد و موفقیت رو جوری یاد میگیری که تو هیچ کلاس آموزشی یا پک دیگه ای نه دیدی نه شنیدی! توی زندگی، محل کار و هر جایی راه موفقیت رو به راحتی پیدا کن!

هدف اسمارت چه نوع هدفی است؟
SMART مخفف واژه های انگلیسی است که یک سری ویژگی برای موفقیت آمیز بودن یک هدف را تشریح می کنند:

Specific ( خاص بودن )
Measurable ( قابل اندازه گیری بودن )
Achieved (قابل دستیابی بودن)
Realistic (واقع گرایانه بودن)
Time-bound (مدت دار بودن)

خاص بودن هدف
یادتان باشد که یک هدف اسمارت باید خاص باشد، نه این که همه چیز را در بر بگیرد. شما نمی‌ خواهید هر اقدامی به موفقیت برسد، بلکه می ‌خواهید یک پروژه‌ی خاص تان موفق شود و بعد به سراغ بعدی بروید. برای اطمینان از این که می توانید به این هدف برسید، باید مطمئن شوید که هدف شما مختص همان کاری است که روی آن تمرکز می کنید.
به طور مثال به جای هدف گذاری به منظور جمع آوری پول بیشتر، تعیین کردن هدف برای جمع آوری 20000 دلار تا پایان سال بهتر است. این روش بسیار دقیق تر است و به شما یک نقشه راه می دهد که می توانید روی آن تمرکز کنید. در این صورت، می توانید مقدار پولی که برای رسیدن به هدف تان در هر روز باید در بیاورید را تقسیم بندی کنید و بعد طبق یک برنامه عملی پیش بروید تا هر روز به آن عدد برسید.
قابل سنجش بودن هدف
“M” در SMART مخفف سنجش پذیری است که به شما کمک می کند تا موفقیت یا شکست پروژه تان را ارزیابی و بررسی کنید. اندازه و معیاری که برای رسیدن به اهداف تان تعیین می کنید باید مثل یک ضرب الاجل، یک عدد ، یک درصد یا یک عنصر قابل اندازه گیری، عینی باشد. 

با این اپلیکیشن ساده، هر زبانی رو فقط با روزانه 5 دقیقه گوش دادن، توی 80 روز مثل بلبل حرف بزن! بهترین متد روز، همزمان تقویت حافظه، آموزش تصویری با کمترین قیمت ممکن!

یکی از راه های انجام این کار استفاده از معیار ها است. معیار ها به شما نشان می ‌دهند که چه چیزی برای سناریو های خاص و تکرار شونده در شرکت “نرمال” به حساب می آید، بنابراین می ‌دانید که باید چه انتظاراتی داشته باشید. با استفاده از معیار های استاندارد شده، می توانید اهداف را طوری تعیین کنید که اندازه گیریشان آسان تر شود. به طور مثال هدف شما می تواند راه اندازی سه کمپین بازاریابی جدید در هر سال باشد که به شما در رسیدن به شاخص ‌های کلیدی عملکردی کمک می کند. همان طور که می بینید “سه کمپین ” چیز قابل اندازه گیری است.
بسیار کاربردی: با 7 تکنیک یک بار و برای همیشه پرانگیزه و موفق بمانید
قابل دستیابی بودن
مسلما توقع ندارید خیلی راحت به اهداف تان برسید اما حداقل دوست دارید تا مطمئن شوید به هدفی که تعیین می کنید، دست پیدا کنید . “قابل دستیابی بودن” یعنی این که اهداف تان نباید خیلی بعید و غیرممکن باشند و به نظر برسند. این سوال را از خودتان بپرسید که آیا هدف در محدوده پروژه شما هست ؟ اگر نه، دست یافتنی نخواهد بود.

به طور مثال فرض کنید که می خواهید به زبان اسپانیایی صحبت کنید تا در حوزه کاری تان از بقیه رقبا حرف بیشتری برای گفتن داشته باشید. اگر تا به حال حتی یک کلمه اسپانیایی صحبت نکرده اید، نمی توانید انتظار داشته باشید تا ماه آینده به زبان اسپانیایی مسلط باشید. این یعنی هدف تان دست یافتنی نیست. با این حال، می توانید هر روز به مدت 20 دقیقه را به یادگیری زبان خارجی اختصاص بدهید . با ایجاد یک روتین تمرینی ثابت می توانید هدفتان را دست یافتنی تری کنید.
آیا اهداف بلندپروازانه قابل دستیابی هستند؟
اهداف بلندپروازانه یا Stretch Goals اهدافی هستند که از روی عمد چالش برانگیز انتخاب می شوند. مثلا اگر شما معمولا ماهانه 30000 بازدید از وب سایت تان می گیرید، یک هدف بلندپروازانه می تواند جذب 50000 بازدید کننده در ماه باشد. این یک جهش بزرگ است ! اما این هدف باز هم باید دست یافتنی و ممکن باشد. مطمئن شوید که اهداف بلندپروازانه تان مثل رسیدن از 30000 بازدیدکننده در ماه به 300000 بازدیدکننده غیر ممکن نیستند.
واقع گرایانه بودن
“A” و “R” در SMART ارتباط نزدیکی با هم دارند. علاوه بر تعیین اهداف قابل دستیابی ، اهداف تان باید واقعی هم باشند. مثلا شاید یک هدف قابل دستیابی باشد، اما رسیدن به آن مستلزم این باشد که هر یک از اعضای تیم شش هفته متوالی اضافه کار کنند . شاید این یک هدف دست یافتنی باشد، اما واقع گرایانه نیست.
مثال یادگیری صحبت کردن به زبان اسپانیایی را دوباره به خاطر بیاورید. هدف اختصاص دادن 20 دقیقه در روز برای تمرین اسپانیایی هم واقع بینانه و هم قابل دستیابی است. اما از آن طرف هدف تمرین صحبت کردن اسپانیایی به مدت دو ساعت در روز، احتمالا برای اکثر بزرگسالان شاغل واقع بینانه نیست ، حتی اگر از نظر فنی قابل دستیابی باشد.
کاربردی: چرا باید برنامه ریزی کنیم؟ نحوه برنامه ریزی رسیدن به هدف
مدت دار بودن
هدف اسمارت شما باید تاریخ پایان داشته باشد. بدون محدودیت زمانی ، پروژه شما ممکن است طولانی شود، معیار موفقیت نامشخصی داشته باشد و اصطلاحا دچاز خزش دامنه شود. ضرب‌الاجل‌ ها احساس فوریت به وجود می ‌آورند و باعث می شوند تا وظایف کوتاه ‌مدت بدون دلیل به تعویق نیفتند و مانع از پیشرفت شما در مسیر هدف نشوند. اگر قبلا این کار را نکرده ‌اید، این را بدانید که باید حتما یک جدول زمان بندی برای پروژه تان تهیه کرده باشید.
اگر می خواهید تمرکز بیشتری در محل کار داشته باشید ، می توانید تصمیم بگیرید که هر روز فقط 30 دقیقه را به چک کردن ایمیل تان اختصاص بدهید. اما بدون داشتن ضرب الاجل ممکن است بی جهت حواس تان پرت شود. در عوض تصور کنید هدف تان این است که به مدت یک هفته هر روز به مدت 30 دقیقه ایمیل تان را چک و حالا سعی کنید این هدف را اجرا کنید.

مزایای اهداف اسمارت چه هستند؟
این که مطمئن شوید اهداف تان تمام ویژگی های لازم برای اسمارت بودن را دارند، ممکن است زمان‌برتر از تعیین اهداف معمولی باشد، اما اسمارت بودن هدف ارزش زمان اضافی صرف شده برای فرآیند هدف‌ گذاری را دارد. اهداف نباید تعیین شوند و خیلی زود به ورطه فراموش سپرده شوند، آن ها بخش مهمی از فرآیند برنامه ریزی پروژه تان هستند. با تعیین اهداف اسمارت، مزایایی که عاید شما و تیم تان خواهد شد، عبارتند از:
1-ایجاد رابطه بدون ابهام و شفاف . وقتی تیم پروژه شما دقیقا بداند که برای چه چیزی باید تلاش کند، انگیزه بیشتری پیدا می کند و به عنوان یک تیم هماهنگ و همسو می شود. اعضای تیمی که می ‌دانند چه طور کار فردی آن ها به اهداف گسترده ‌تر شرکت کمک می ‌کند، دو برابر بیشتر از همکاران شان انگیزه دارند. تنظیم و به اشتراک گذاری اهداف اسمارت می تواند به شما در تقویت انگیزه کل تیم کمک کند.
2- واضح بودن موفقیت پروژه . آیا تا به حال شده که به پایان پروژه ای رسیده باشید و واقعا ندانید که آیا به اهداف پروژه تان رسیده اید یا خیر؟ اسمارت کردن اهداف به شما کمک می کند تا شفاف تر هدف گذاری کرده و از به وجود آمدن هر گونه ابهامی پیشگیری کنید.
3- داشتن نقشه راه و خط پایان گویا . با داشتن اهداف اسمارت، شما دقیقا می دانید که می خواهید به چه چیزی و در چه زمانی برسید. شما با اسمارت کردن اهداف واقع بینانه و قابل دستیابی بودن شان را تایید کرده اید و می دانید که می توانید آن ها را اندازه بگیرید تا ببینید آیا قابل رسیدن هستند یا خیر.
4- برخورداری از معیار های قابل پیگیری . هنگامی که پروژه تان را به پایان می رسانید، داشتنِ اهداف اسمارت کمک تان می کند تا موفقیت تان را ارزیابی کنید. اگر به آن نرسیدید خودتان را سرزنش نکنید. در واقع با این متد هدف گذاری شما تقریبا به 70 درصد از اهداف تان می رسید. به این ترتیب، شما اهداف چالش برانگیز اما ممکن را برای خودتان مشخص می کنید. پس اگر هدف تان را اسمارت کنید، چه به هدف تان برسید و چه نرسید، از قبل ارزیابی شان کرده اید و می توانید از آن ها درس بگیرید.
دانلود و هر روز گوش کنید: معرفی و دانلود 10 تااز بهترین پادکست های انگیزشی
5 نمونه از اهداف اسمارت
قبل از این که برای خودتان اهداف اسمارت تعیین کنید ، پنج نمونه از اهدافی که چنین ویژگی هایی دارند و طریقه مطابقت هر هدف با معیار های لازم را بررسی کنید.
1-هدف تجاری
مثال: حداقل سه نوع مختلف از ملزومات بازاریابی (مثل کتاب الکترونیکی، وبینار، ویدئو ها ، سند One-pager و Two pager) را در مقیاس بزرگ در ماه برای فصل اول سال ارائه کنید.
چرا هدف اسمارت است: این هدف تجاری خاص ( ملزومات بازاریابی در مقیاس بزرگ )، قابل اندازه گیری (سه نوع مختلف)، قابل دستیابی و واقع بینانه (این بستگی به تعداد اعضای تیم پروژه دارد، اما می توانیم فرض کنیم که برای پوشش این سه مورد در ماه کافی هستند) و محدود به زمان (در هر ماه برای یک فصل از سال) است.
2- هدف تیمی
مثال: تیم تولید در نیمه اول سال مالی 2022 در پنج پروژه چند منظوره با تمرکز بر تست کاربرد پذیری، نظرسنجی مشتری، بازاریابی مشتری ، یا تحقیق و توسعه در طی نیمه اول سال 2020 با هم شریک خواهند شد.
چرا اسمارت است: این هدف مشخص است (در واقع پروژه های متمرکز بر تست قابلیت استفاده ، نظرسنجی از مشتری، بازاریابی مشتری، یا تحقیق و توسعه)، قابل اندازه گیری (پنج پروژه چند منظوره)، قابل دستیابی (پنج پروژه در شش ماه)، واقع بینانه (پروژه دربرگیرنده است. کل تیم تولید) و محدود به زمان (در نیمه اول سال مالی 2022) است.
3- هدف حرفه ای
مثال: در طول سال 2022، من مهارت های مدیریتی ام را از طریق مربیگری حداقل دو شاگرد از کارمندان شرکت یا فارغ التحصیلان تقویت خواهم کرد.
چرا اسمات است: این هدف خاص (مهارت های مدیریت از طریق مربیگری ) ، قابل ارزیابی (حداقل دو مربی)، قابل دستیابی و واقع بینانه (این شخص برای خود دو راه متفاوت برای یافتن شاگرد در نظر گرفته است) و محدود به زمان است (در طول سال 2022).
4- هدف شخصی
مثال: من برای دویدن نیمه ماراتن مارس سن دیگو در کم تر از دو ساعت، تمرین خواهم کرد.
چرا اسمارت است: این هدف مشخص است (نیمه ماراتن سن دیگو )، قابل اندازه گیری (در کم تر از دو ساعت)، قابل دستیابی (دو ساعت یک سرعت چالش برانگیز اما قابل انجام برای اکثر دوندگان با آموزش مناسب است)، واقع بینانه (این فرد ثابت شده است که بقیه قبلا این کار را انجام داده اند)، و محدود به زمان (مارس) است.

5- هدف غیرانتفاعی
مثال: ما 100 ساعت تدریس رایگان برای دانش آموزان دوره راهنمایی در رشته های ریاضی و تاریخ در ماه فوریه ارائه خواهیم کرد.
چرا اسمارت است: این هدف مشخص است ( آموزش خصوصی ریاضی و تاریخ برای دانش‌آموزان دوره راهنمایی )، قابل اندازه گیری (100 ساعت)، قابل دستیابی و واقع بینانه (بسته به تعداد داوطلبانی که وجود دارد) و محدود به زمان است ( در طول ماه فوریه ).
6 قدم برای این که هدف تان را اسمارت کنید
هنگامی که قصد دارید هدف تان را اسمارت می کنید، با نوشتن اهداف پروژه به صورت یک یا دو جمله شروع کنید. سپس، هر پنج ویژگی اسمارت را با هدف تان مطابقت بدهید و مطمئن شوید که همه آن ها را پوشش می دهد. از این الگو برای تمرین هدف گذاری اسمارت استفاده کنید:
1-هدف اولیه : هدف اولیه تان را بنویسید. نگران نباشید از این که کاملا اسمارت نباشد؛ بعدا به آن خواهید پرداخت.

مثال: من می خواهم برند شرکتم را در رسانه های اجتماعی بهبود ببخشم.

2- آن را به طور خاص و دقیق مشخص کنید : آیا هدف شما دقیقا آنچه می خواهید انجام بدهید را مشخص می کند ؟ اگر نه، دوباره روی آن کار کنید تا فقط به یک پروژه خاص اختصاص داده شود.

در ادامه مثال قبل بگویید: برند شرکتم را در اینستاگرام با هشتگ های خاص ارتقا می دهم.

3- آن را قابل اندازه گیری کنید: آیا مشخص کرده اید که بعد از تکمیل پروژه چه طور هدف تان را ارزیابی می کنید؟ اگر نه، راهی برای سنجش موفقیت یا شکست در پایان پروژه تان در نظر بگیرید.

در ادامه بگویید : هشتگ های خاصی را برای جذب 1000 فالوئر جدید اینستاگرام ایجاد کنید.

4- آن را قابل دستیابی کنید: آیا هدف شما چیزی هست که با توجه به محدودیت های پروژه تان بتوانید به آن دست پیدا کنید؟ مطمئن شوید که این هدف خاص متناسب با توانایی های پروژه شما خواهد بود.

به طور مثال فرض کنید: برای جذب 1000 فالوئر جدید اینستاگرام، هشتگ های خاص شرکت را مرتبط با هشتگ های محبوب در صنعتم به وجود می آورم و از آن ها استفاده می کنم.

5- آن را واقع بینانه کنید: آیا تیم پروژه شما می تواند به طور منطقی به هدف تان برسد؟ حتی اگر این هدف در طولانی مدت قابل دستیابی باشد، مطمئن شوید که این همان چیزی است که می توانید با منابع موجود به آن برسید.

مثلا بگویید: روزانه یک بار در اینستاگرام پست می گذارم و حواسم هست که هر پست ترکیبی از هشتگ های خاص شرکت و هشتگ های محبوب در صنعتم باشد تا بتوانم 1000 فالوئر جدید در اینستاگرام جذب کنم.

6- آن را به یک زمان مشخص محدود کنید: تا چه زمانی به هدف تان خواهید رسید؟ مطمئن شوید که تاریخ هدف یا چارچوب زمانی برای هدف اسمارت تان مشخص کرده اید.

مثلا بگویید: هر روز کاری در اینستاگرام به مدت نیمه اول سال مالی 2022 پست می گذارم . هر پست ترکیبی از هشتگ های خاص شرکت و هشتگ های محبوب در حوزه صنعتم خواهد بود تا بتوانم تا 30 ژوئن 1000 فالوئر جدید در اینستاگرام جذب کنم.

در زندگی به طور کلی: 7 روش تعیین هدف در زندگی (و رسیدن به آن)
بعد از ایجاد اهداف اسمارت چه کاری باید انجام بدهید
آیا اهداف تان را در ایمیل ها، جلسات یا صفحات گسترده دنبال می کنید؟ اگر چنین است، شما تنها نیستید. بر اساس آمار، 53 درصد از کسب و کار ها اهداف شان را از طریق ایمیل، 36 درصد آن ها را در صفحات گسترده و 31 درصد آنها را در جلسات حضوری پیگیری می کنند .
چالش ردیابی اهداف یافتن راهی برای ارتباط دادن اهداف تان با کار روزانه تیم تان است. شما برای اسمارت کردن اهداف کلی وقت گذاشته اید، پرداخت به آن ها در ذهن تان به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که به آن می ‌رسید. اساسا اهداف باید ارتباط نزدیکی با کاری داشته باشند که به خوبی با آن ارتباط برقرار کرده اید. طریقه انجام این کار به این صورت است:
1-اهداف اسمارت تان را با سهامداران پروژه و اعضای تیم در میان بگذارید
در شروع پروژه، مطمئن شوید که اهداف اسمارتی که دارید را با همه کسانی که در کار دخیل هستند ، در میان گذاشته اید. اهداف اسمارت شما باید کل تیم را در حین کار بر روی بخش های مختلف پروژه هدایت کند، بنابراین دقیقا باید بدانید که آیا به اهداف پروژه تان رسیده اید یا خیر.
بهترین راه برای انجام این کار استفاده از یک ابزار مدیریت کار است. به این ترتیب، تیم شما یک منبع از اطلاعات حقیقی با تمام جزئیات را در یک جا دارد که حاوی وظایف روزانه و اهداف پروژه است . به جای پنهان کردن اهداف تان در اسناد، قفسه ها و سایر مکان های دور از دید، آن ها را مرتبط به کار روزانه تان مربوط کنید تا همه با انگیزه تر، متمرکز و در یک صفحه به آن ها دسترسی داشته باشند.
2- به طور منظم پیشرفت تان را بررسی کنید
علاوه بر به اشتراک گذاشتن اهداف با تیم تان در ابتدای پروژه، مطمئن شوید که به طور دوره ای پیشرفتی که به سمت هدف تان داشته اید را ارزیابی می کنید. احتمالا دوست ندارید که روی پروژه ای کار کنید و سپس در پایان کار متوجه شوید که از اهداف تان دور شده اید. شما برای تعیین اهداف مشخص و قابل ارزیابی به دلایلی سخت کار کرده اید. می توانید از آن ها به عنوان نشان راه استفاده کنید و در صورت لزوم در طول پروژه تان اصلاح شان کنید.
بهترین راه برای بررسی منظم اهداف اسمارت، ارسال آپدیت های هفتگی وضعیت پروژه است . آپدیت وضعیت راهی عالی برای برجسته کردن کار های مهم تیم تان یا یک نقطه عطف در آینده و اینکه آیا در مسیر درست هستید یا خیر؛ است.
3- موفقیت تان را ارزیابی کنید
اسمارت کردن اهداف باعث می شوند تا فرآیند تعیین هدف شما شفاف و واضح تر باشند، بنابراین می توانید دقیقا ارزیابی کنید که آیا به اهداف پروژه تان رسیده اید یا خیر . اگر این کار را کردید، باید جشن بگیرید که شما موفق شده اید! حتی اگر این کار را هم نکردید، داشتن چنین اهداف واضحی و بررسی منظم اهداف تان می تواند به شما کمک کند تا به بهترین نحو تشخیص بدهید که چه چیزی اشتباه بوده است و دفعه بعد کجا باید بهتر عمل کنید.
یادتان باشد نرسیدن به اهداف به این معنا نیست که پروژه شما با شکست کامل مواجه شده است. ممکن است شما به طور هدفمند یک هدف بلندپروازانه را برای به چالش کشیدن خود یا تیم تان تعیین کرده باشید. حتی اگر یک هدف چالشی تعیین نکرده اید، بهتر است با آرامش بررسی کنید که چرا هدف تان را از دست داده اید، نه این که وانمود کنید اتفاقی نیفتاده است. به این ترتیب، می توانید از اشتباهات تان درس بگیرید و دفعه بعد که اهداف اسمارت تعیین می کنید، آن تجربیات و درس ها را به کار بگیرید.
بسیار کاربردی: 100 هدفی که قبل از مرگ باید به آنها رسید
اهداف هوشمندانه تری تعیین کنید (جمع بندی+ویدیوی کاربردی)

 
اسمارت کردن اهداف می توانند با شفاف سازی در فرآیند تعیین هدف و مدیریت پروژه به موفقیت تیم شما کمک کنند. وقتی مسیر تیم شما شفاف و در همان جهت در حرکت است ، به احتمال زیاد انگیزه پیدا می کند و می داند چه کاری را باید در اولویت قرار بدهد.

برای تمرکز روی کار باید چه کرد؟ (23 روش و 20 ترفند)

فرض کنید که همکارتان به شما پیام می دهد تا در مورد یک پروژه مشاوره بگیرد، سه پیام جدید از یک مشتری در صندوق ورودی ایمیل تان ظاهر می شود و کمی آن طرف تر از شما، شخصی در مورد رفتن بچه اش به باغ وحش صحبت می کند. آیا با این اوصاف باز هم می توانید در حین کار تمرکز داشته باشید؟
اگر صحبت کردن دیگران در محل کار مزاحم کارتان باشد و تمرکز کردن را برای تان دشوار کند، نمی توانید بهترین بازدهی و عملکرد را داشته باشید که مسلما به ضررتان خواهد شد.
اما چه طور برخی از افراد می توانند در تمام طول روز متمرکز بمانند؛ در حالی که برخی دیگر برای انجام وظایف شان با عوامل زیادی دست و پنجه نرم می کنند؟ 

توی این پکهای فوق العاده، رازهای میلیونر شدن رو جوری یاد میگیری که تو هیچ کلاس آموزشی یا پک دیگه ای نه دیدی نه شنیدی! این ترفندها اگه پولدارت نکنن هم تو زندگی واقعا لازمن. استفاده کن و حسابی پول در بیار! 

توی این پک فوق العاده، قوانین رشد و موفقیت رو جوری یاد میگیری که تو هیچ کلاس آموزشی یا پک دیگه ای نه دیدی نه شنیدی! توی زندگی، محل کار و هر جایی راه موفقیت رو به راحتی پیدا کن!

حتما بخوانید: اصول برخورد با مشتری برای ایجاد رونق در کسب و کار
پاسخ به این سوال در تمرین و ممارست و به کارگیری ترفند های هوشمندانه ای است که کمکمان خواهند کرد تا در طول روز متمرکز بمانیم. در این مقاله با ما همراه باشید تا نکات و ترفند هایی که افراد موفق به کار می گیرند تا در محل کار با بیشترین تمرکز بهترین عملکرد را داشته باشند را با هم بررسی کنیم.
23 روش تمرکز روی کار
1-دل به کار بدهید!
قبل از این که دیگران را سرزنش کنید، یک دقیقه را به ارزیابی بازدهی همیشگی تان در محل کار اختصاص بدهید. آیا هنگام کار بر روی وظایف خود واقعا غرق کار هستید و حضور ذهن دارید؟
” غرقگی ” حالتی از ذهن است که در آن احساس می کنیم که کاملا متمرکز هستیم و وظایفمان را بدون زحمت انجام می دهیم و به اوج بازدهی می رسیم. این حالت روانی که اولین بار توسط محققان دانشگاه شیکاگو کشف شد را می توان با تقویت توانایی ما در تمرکز بهبود بخشید. برای قرار گرفتن در این حالت، سعی کنید بیشتر در مورد کاری که در دست دارید ؛ هیجان زده شوید و تمام انرژی تان را روی کار کردن بر این مسئله متمرکز کنید. یک تاکتیک دیگر که معمولا کارساز هم است؛ این است که صبر کنید تا به ضرب الاجل تعیین شده نزدیک شوید. احساس فوریت باعث می شود تا ذهن شما با بازدهی بیشتری کار کند.
2- از قبل برنامه ریزی کنید
هر روز قبل از شروع کار تمام وظایف تان و یا 3 تا از مهم ترین کارهایی که باید تا پایان روز انجام بدهید را یادداشت کنید. روش برنامه ریزی که بهترین نتیجه را برای تان به همراه دارد را کشف کنید. این برنامه ریزی می تواند اولویت بندی کار ها، زمان بندی ساعتی برای هر کار یا یک روش کاملا متفاوت به دلخواه خودتان باشد. 

با این اپلیکیشن ساده، هر زبانی رو فقط با روزانه 5 دقیقه گوش دادن، توی 80 روز مثل بلبل حرف بزن! بهترین متد روز، همزمان تقویت حافظه، آموزش تصویری با کمترین قیمت ممکن!

فراموش نکنید که برای استراحت تان هم برنامه ریزی کنید. مغز شما نمی تواند 8 ساعت مداوم کار کند. مدتی برای ریکاوری لازم است.

باز هم ترفند: چگونه کسب و کار خود را رونق دهیم؟ 8 روش جدید
3- یک برنامه کاری ساعتی ایجاد کنید
سعی کنید برای تمام کار های امروزتان، ساعت به ساعت برنامه ریزی کنید. این نوع برنامه ریزی مزایای متعددی دارد که عبارتند از :

شما دقیقا می دانید که تا پایان روز چه کار هایی باید انجام شوند.
انتظارات واقع بینانه تری از هر روز کاری تان خواهید داشت و پیش بینی می کنید که تکمیل هر کار چه قدر طول می کشد و زمان شما را می گیرد.
می دانید بعد از اتمام یک کار چه کاری باید انجام بدهید.
می توانید وظایف تان را اولویت بندی کنید و کار هایی که نیاز به انرژی بالاتری دارند را برای ساعات صبح برنامه ریزی کنید.

4- تمام ایده های تان را روی کاغذ بیاورید
همه ما در حین انجام یک کار، ایده های جدید زیادی به ذهنمان می رسد. بعضی روز ها ممکن است چنان غرق این افکار جدید شویم که نتوانیم تمرکز کنیم.
بهترین راه برای مقابله با این ایده های خودجوش و ناگهانی این است که یک خودکار و دفترچه یادداشت دم دست تان بگذارید. هرگاه ایده ای به ذهن تان خطور کرد، آن را یادداشت کنید، فعلا آن را رها کنید و بعد از کار دوباره به آن بازگردید.
جف گوینز، نویسنده کتاب پر فروش “The Art of Work” به نویسندگان توصیه می کند تا متن شان را هنگام نوشتن ویرایش نکنند و بعدا به آن بازگردند. اگر در آن واحد فقط روی یک چیز تمرکز کنید، می توانید آن را بسیار کارآمدتر انجام بدهید.
5- لیست کارهای تان را سرو سامان بدهید
داشتن لیستی از کارها که ده‌ ها کار ناتمام داشته باشد؛ می ‌تواند تأثیر منفی بر بازدهی شما بگذارد. علتش هم این است که شما برنامه ‌ریزی نکرده ‌اید که کدام وظایف را اول باید انجام دهید.
هنگام بررسی لیست بلند بالایی که از کارهای تان تهیه کرده اید، آن را به سه لیست هدفمند و ساختار یافته تقسیم کنید؛ کار روزانه، هفتگی و ماهانه. در مرحله بعد، این لیست ها را بر اساس اولویت ها سازماندهی کنید تا بدانید اول چه کاری باید انجام شود . هر بار که کاری را انجام می دهید، آن را از لیست تان خط بزنید تا ببینید که در پایان روز چند کار به سر انجام رسیده اند.

پرینت کنید و نصب کنید در محل کار: جملات انگیزشی کسب و کار (66 جمله منتخب سال)
6- ضرب الاجل تعیین کنید
اگر برای انجام یک کار فشاری احساس نکنید، احتمالا دو برابر بیشتر آن را به تعویق خواهید انداخت . ضرب الاجل های مشخصی را برای تمام کار های موجود در لیست تان را تعیین کنید. با انجام این کار، احساس فوریت به وجود می آید و رسیدن به حالت ” غرقگی ” و تمرکز واقعی روی یک کار مهم آسان ‌تر می شود.
علاوه بر این، تعیین ضرب الاجل به مقابله با ویژگی ایده آل طلبی تان کمک می کند. خوب است که روی یک کار تمرکز کنید تا به نحو احسن انجام شود، اما گیر کردن در جزئیات واقعا لازم نیست!
7- محیط کارتان را سرو سامان بدهید
برای سازماندهی افکار و تمرکز بر روی یک کار ، به محیط کاری نیاز دارید که مرتب باشد. میزتان را همیشه مرتب نگه دارید، دسک تاپ کامپیوترتان را خلوت کنید و (اگر فکر می کنید که ممکن است کمک کننده باشد) پوستر ها را از روی دیوار بردارید.
همچنین می ‌توانید یک مانیتور بزرگ بین زاویه دیدتان با سایر قسمت ‌های دفتر قرار بدهید تا افراد دیگر خیلی در معرض دیدتان نباشند.
8- زمان مربوط به کار های وقت گیر را تقسیم بندی کنید
به‌ جای پرداختن به یک کار بزرگ، آن را به کار های کوچک ‌تری که می ‌توانید در کم تر از یک روز انجام بدهید، تقسیم کنید. به این ترتیب، هر بار که بخشی از کار تمام می شود، احساس رضایت بیشتری خواهید داشت. علاوه بر این، درک بهتری از کار هایی که باید بعدا انجام شود ، خواهید داشت.
به طور مثال اگر روی یک پروژه خانه جدید کار می کنید، آن را به سه مرحله نقشه کشی ، چارچوب بندی و توسعه تقسیم کنید. در مرحله بعد، هر یک از این کار ها را به 10 کار کوچک تر تقسیم کنید.
9- استراحت های کوتاه و 15 دقیقه ای داشته باشید
هیچ کس نمی تواند 3 ساعت بدون وقفه فکر کند . بهتر است به طور منظم استراحت کنید و به افکار و ایده های متعددی که حین کار به سراغ تان می آیند بپردازید تا این که با یک ذهن درگیر و غیر متمرکز کار کنید و پیش بروید که قطعا هم پروژه درستی از آب در نخواهد آمد.
استراحت های 15 دقیقه ایتان را در منطقه ای به جز میز کارتان انجام بدهید. یعنی این زمان را مثلا صرف دم کردن قهوه ، گوش دادن به آهنگ های انرژی زا، گپ زدن با یک همکار یا خواندن کتاب می کنید.
حتما بخوانید: چطور یک کسب و کار خانگی موفق داشته باشیم؟
10- نوتیفیکیشن ها را خاموش کنید
شما نمی توانید به طور کامل تمرکز کنید مگر این که خودتان را از شر عوامل حواس پرت کننده وسوسه انگیزی به نام نوتیفیکیشن های شبکه های اجتماعی خلاص کنید. به قسمتِ تنظیمات گوشی تان بروید و اعلان ‌های ایمیل، پیام‌های فیسبوک و سایر برنامه‌های غیرضروری که مرتبا برای تان اعلان ارسال می کنند را خاموش کنید.
عادت کنید هر چند وقت یک بار گوشی تان را چک کنید تا ببینید که آیا کسی سعی کرده با شما تماس بگیرد یا خیر. البته حواس تان باشد که این کار را 85 بار در مجموع هشت ساعت کارتان انجام ندهید . (این آمار میانگین تعداد چک کردن روزانه نوتیفیکیشن برای هر فرد است!)

11- وب سایت های حواس پرت کننده را بلاک کنید
ما بهترین لحظات روزهایمان را پای لپ‌ تاپ‌هایمان سپری می ‌کنیم. اما اتصال دائم آن به وای فای باعث می شود سر از میلیون‌ها وب‌سایت حواس‌پرت کننده ای که این روزها وسوسه مان می کنند در بیاوریم.
ساده ترین راه برای مقاومت در برابر وسوسه مرور وب به جای کار کردن، خاموش کردن وای فای است. اما اگر گهگاه برای کار به اتصال اینترنت نیاز دارید، گزینه دیگری وجود دارد.
از ابزار های خوبی مثل SelfControl یا Cold Turkey برای ایجاد یک لیست سیاه از وب سایت های مزاحم استفاده کنید و دسترسی تان را برای چندین ساعت به این سایت ها مسدود کنید.
12- یک زمان کاری 3 ساعته برای خودتان در نظر بگیرید
کار با تمام توان و تمرکز نیاز به برنامه ریزی دارد . هر روز برای یک مدت 3 ساعته را برنامه ریزی و آن را به تقویم تان اضافه کنید. در طول این مدت، یک مکان ساکت پیدا کنید و به سایر اعضای تیم بگویید که مزاحم تان نشوند. برای شان خوب توضیح بدهید که برای تمرکز کامل روی پروژه های تان به آن 3 ساعت زمان نیاز دارید .
با از قبل برنامه ریزی کردن عادت می کنید تا حداقل 3 ساعت در روز بیشترین بازدهی را داشته باشید.
گلچین شده: برای تقویت مغز خود این ۱۰۰ کار را انجام دهید
13- جلوی هر گونه سر و صدایی را بگیرید
غیرممکن است که همه افراد در دفتر در سکوت کامل کار کنند. طبیعی است که لازم باشد آن ها در مورد برخی از مسائل مهم با یکدیگر صحبت کنند . اما این همه حرف زدن و همهمه می تواند خیلی زود خسته تان کند.
ساده ترین راه برای جلوگیری از صدا های مزاحم گوش دادن به صدا های پس زمینه است. به طور مثال Noisli مجموعه ای عالی از صدا های طبیعت را در اختیارتان می دهد که می توانید در حین تمرکز روی کار، به آن ها گوش بدهید. شما می ‌توانید گوش دادن به موسیقی را هم امتحان کنید، اما ممکن است خودش یک نوع حواس ‌پرتی دیگر باشد و کارتان را سخت تر هم کند!

14- از هدفون های دارای قابلیت حذف نویز استفاده کنید
اگر کار با صدای پس زمینه برای تان سخت است، روی هدفون های حذف کننده نویز سرمایه گذاری کنید. گوشیگیر ها هم می توانند کمک تان کنند؛ اما استفاده از هدفون مزیت دیگری هم دارد. گذاشتن این هدفون این پیام را به دیگران منتقل می کند که شما می خواهید تمرکز کنید و باعث می شود تا آن ها فضای شخصی بیشتری به شما بدهند.
15- هر سه ساعت یکبار ایمیل تان را چک کنید
پیش از این هم در مورد اهمیت خاموش کردن اعلان ها صحبت کردیم. با این حال، کنار گذاشتن این اعلان ‌های پر سر و صدا باعث می‌ شود که تمایل بیشتری به بررسی ایمیل پیدا کنیم . معمولا هم پیام‌ های جدید و ضروری به ایمیل مان ارسال می شوند.
نیویورک تایمز تحقیقی انجام داد که نشان می دهد بررسی کم تر ایمیل برایمان مفید است.
بیخیال شدن را یاد بگیرید. ایمیل تان را به جای هر 15 دقیقه؛ هر 3 ساعت یک بار چک کنید. می ‌توانید ایمیلهای تان را دسته ‌بندی کنید و در یک زمانِ مشخص به آن ها پاسخ بدهید و در وقت تان صرفه ‌جویی کنید.
تقویت حافظه: ۳ گام معکوس کردن روند نابودی حافظه کوتاه مدت
16- از شبکه های اجتماعی دوری کنید
هنگام کار روی یک کار سخت، ذهن خسته می شود. آن وقت است که وسوسه می شویم تا ایمیل و حساب های رسانه های اجتماعیمان را بررسی کنیم تا به مغزمان استراحت بدهیم. اما گول نخورید ! چک کردن رسانه های اجتماعی در واقع انرژی مغز را تخلیه می کند زیرا مجبور است اطلاعات زیادی را پردازش کند و اخبار گوناگونی را هم بشنود و دنبال کند.
به گفته Technori، گشتن بدون ذهنیت قبلی در رسانه‌های اجتماعی می ‌تواند تا 1000 دلار در ساعت برای شما هزینه داشته باشد . سر زدن به فیسبوک یا اینستاگرام را به عنوان پاداش در نظر بگیرید و به خودتان اجازه بدهید تا هر بار که کاری را به پایان می ‌رسانید یا به مدت ۹۰ دقیقه کار می ‌کنید، به آن نگاهی بیاندازید و در غیر اینصورت تا حد ممکن از آن ها دور بمانید.
اگر به خاطر وسوسه شبکه های اجتماعی تمرکز ندارید، این سایت ها را به لیست وب سایت های بلاک شده تان اضافه کنید تا از شر این وسوسه خلاص شوید.

17- گوشی تان را دور از چشم نگه دارید
دو برابر کم تر احتمال دارد که وقتی گوشی تان از دیدتان دور است، آن را چک کنید. اگر ترجیح می دهید که گوشی تان روی میز باشد، آن را پشت کامپیوتر یا زیر یک دفترچه یادداشت قرار بدهید تا فقط در صورت نیاز آن را بردارید و مدام چک نکنید و اگر هم کار واجبی ندارید؛ گوشی تان را روی سایلنت بگذارید تا به هیچ عنوان حواس تان پرت نشود.
18- از ابزار های افزایش بهره وری استفاده کنید
ابزار های افزایش بازدهی زیادی هستند که به شما کمک می کند تا در طول روز متمرکز بمانید. برخی از موارد پر طرفدار در این زمینه عبارتند ازPocket ، RescueTime وIFTTT .
البته مرز باریکی بین استفاده از ابزار های بهره وری به عنوان یک ابزار کارآمد و عاملی برای پرت کردن حواس به دلیل سر و کله زدن برای کار با آن ها وجود دارد.
چطور ذهن و فکر خود را در کنترل کامل داشته باشیم؟
19- از افزونه های مرورگر ها استفاده کنید
مثل ابزار های بهره وری، افزونه های زیادی هم هستند که می توانند به شما در بهبود تمرکز تان کمک کنند. شما می توانید این افزونه ها را به مرورگر وب تان اضافه کنید تا سریع تر به آن ها دسترسی داشته باشید و هر سری نیاز نباشد که سرچ کرده و پیدای شان کنید.
20- یک صندلی راحت پیدا کنید
با این که ممکن است تغییر کوچکی به نظر برسد، اما در واقع استفاده از یک صندلی راحت تفاوت زیادی در عملکرد کاری شما ایجاد می کند. نشستن روی صندلی که نمی توانید کمر و پشت تان را درست به آن تکیه بدهید؛ باعث کمر درد و زودتر خسته شدن تان می شود.
صندلی اداری مناسب از کمر شما حمایت می کند و به درست نشستن و حالت بدنی خوب و کاهش کمر درد کمک می کند.
21- قهوه کمتر و آب بیشتر بنوشید
ممکن است کم کردن مصرف قهوه در حین کار غیر منطقی به نظر برسد ؛ زیرا قرار است به شما انرژی بیشتری برساند. اما این داستان جنبه دیگری هم دارد و آن هم این است که قهوه زیاد می تواند شما را خسته کند. نوشیدن بیش از حد کافئین ممکن است منجر به سرگیجه و بی خوابی تان شود و تمرکز کردن را برای تان دشوارتر خواهد کرد.
سعی کنید که آب را جایگزین چند تا از فنجان قهوه هایی که روزانه می نوشید بکنید تا بدن تان هیدراته و سالم بماند.
22- به دنبال انگیزه و محرک باشید
چرا روی یک پروژه کار می کنید؟ آیا فقط به این دلیل که رئیس تان به شما گفته است یا به این دلیل که تأثیر مثبتی روی شغل تان دارد؟
همه ما این طور هستیم که وقتی هدفی نداریم ؛ کارمان را تعویق می اندازیم. به همین دلیل مهم است که در مورد تک تک وظایفی که انجام می دهید هیجان زده باشید. انگیزه داشتن مداوم در کار شما را نسبت به نتیجه خوشبین تر می کند و باعث می شود تا در طول روز متمرکز بمانید.
قبل از شروع انجام یک وظیفه دشوار، تصور کنید بعد از به اتمام رساندنش چه اتفاق مثبتی خواهد افتاد. شاید از حجم کاری تان و استرس تان کم شود . شاید هم انجام آن مزایای دیگری برای تان به همراه داشته باشد.

23- به سلامتی تان اهمیت بدهید
برای تمرکز، مغز و بدن شما باید در بهترین حالت شان باشند. به طور منظم با 30 دقیقه دویدن یا رفتن به باشگاه ورزش کنید. ورزش علاوه بر فواید بی ‌شمار برای سلامتی، شما را باهوش ‌تر، شاد تر می کند و میل جنسی تان را افزایش می دهد و باعث می شود تا احساس بهتری نسبت به بدن تان پیدا کنید.
برای افزایش بهره وری در محل کار و جلوگیری از خواب آلودگی بعد از ظهر، باید ناهار مناسبی را برای خودرن انتخاب کنید . برای افزایش بهره وری و هوشیاری در بعد از ظهر، ناهارهای پر پروتئین مصرف کنید که برای سلامتی تان بسیار مفید خواهد بود.
تمرین های عالی: 20 تا از بهترین تمرینهای تقویت تمرکز
20 نکته تکمیلی برای تمرکز حداکثری روی کار
1-در عادات کاری تان تجدید نظر کنید
2- فهرستی از کارهای روزانه تان را تهیه کرده و آن را دنبال کنید.
3- در چند بازه زمانی کار کنید.
4- برای رسیدگی به ایمیل ها و جلسات تان محدوده زمانی تعیین کنید.
5- حتما یک بازه زمانی و ضرب الاجل برای خودتان مشخص کنید.
6- دیگران را هم از برنامه تان آگاه کنید.
7- استراحت های کوتاهی داشته باشید.
8- نوتیفیکیشن یا اعلان‌ برنامه‌ ها را خاموش کنید.
9- زمانی را برای خلوت کردن با خودتان به منظور تمرکز بیشتر اختصاص بدهید.
10- تا حد ممکن از گوشی تان دوری کنید.
11- از چرخیدن در وب سایت های وقت گیر خودداری کنید.
12- جلوی شنیدن صدا ها را بگیرید.
13- از هدفون های مخصوص حذف نویز استفاده کنید.
14- از ابزار ها و افزونه های افزایش بهره وری استفاده کنید.
15- یک میز کاری راحت برای خودتان برپا کنید.
16- هر روز به مدت 5 دقیقه مدیتیشن کنید. (بهتر است که یک بار صبح ها و یک بار شب ها قبل از خواب این کار را انجام دهید)
17- آب زیادی بنوشید و بدن تان را هیدراته نگه دارید.
18- سالم غذا بخورید.
19- برای داشتن یک روتین خوب قبل از خواب، برنامه ریزی کنید.
20- در طول روز کمی ورزش کنید و حداقل به پیاده روی بروید. (حداقل 20 دقیقه در روز پیاده روی کنید.)
تحقیقات 2022: 20 تا از موثرترین روشهای افزایش تمرکز

آداب حرف زدن تلفنی با مشتری (9 قانون مهم و 11 اشتباه رایج)

دانستن آداب معاشرت تلفنی برای کسانی که با مشتری سر و کار دارند به همان اندازه حل مشکل مشتری مهم است و باید به آن توجه شود. هیچ فرقی نمی کند که شما صاحب کسب و کاری باشید که مدام باید با مشتریان به صورت تلفنی سر و کار داشته باشید یا اینکه زمینه کاریتان به مشتری ارتباطی نداشته باشد؛ در هر صورت برای همه ما ضروری است که بدانیم چطور پشت تلفن به شکلی صحیح و درست صحبت کنیم.
بعضیها به صورت طبیعی این آداب را بلدند و خیلی نیازی به آموزش ندارند، اما برای برخی دیگر از افراد لازم است که یک سری آموزشها داده شود. ما در این مطلب همه نکات لازم درباره آداب حرف زدن تلفنی با مشتریها را در اختیارتان می گذاریم.
9 قانون اساسی آداب معاشرت تلفنی برای صاحبان کسب و کارها
1- همیشه آماده و گوش به زنگ باشید
اگر در بخش خدمات مشتریان کار می کنید، احتمالا دیگر می دانید که وقتی مشتریها تماس می گیرند درباره چه چیزهایی سوال می پرسند. پس شما باید از قبل تمام مدارک و اطلاعات لازم در این خصوص را جمع آوری کنید و به آنها دسترسی داشته باشید وکاملا آماده پاسخگویی به مشتریها باشید. 

توی این پک فوق العاده، بازاریابی و مارکتینگ رو جوری یاد میگیری که تو هیچ کلاس آموزشی یا پک دیگه ای نه دیدی نه شنیدی!بازاریابی و مارکتینگ رو سریع یاد بگیر وحسابی پول دربیار! 

توی این پکهای فوق العاده، رازهای میلیونر شدن رو جوری یاد میگیری که تو هیچ کلاس آموزشی یا پک دیگه ای نه دیدی نه شنیدی! این ترفندها اگه پولدارت نکنن هم تو زندگی واقعا لازمن. استفاده کن و حسابی پول در بیار! 

توی این پک فوق العاده، قوانین رشد و موفقیت رو جوری یاد میگیری که تو هیچ کلاس آموزشی یا پک دیگه ای نه دیدی نه شنیدی! توی زندگی، محل کار و هر جایی راه موفقیت رو به راحتی پیدا کن!

اگر از قبل آماده نباشید احتمالا موقع پاسخگویی به مشتری جوابهایی می دهید که به نظر غیرحرفه ای و غیرمفید می آیند.
نکته: برای کسب آمادگی قبلی می توانید با همکارانتان مشورت کنید و از آنها درباره سوالات پرتکرار مشتریها بپرسید و بفهمید کدام سوالها چالش برانگیزتر و سختتر هستند و چطور باید به آنها جواب داد. به این ترتیب می فهمید که چطور باید بهترین راه حل را پیش روی مشتریهایتان بگذارید.
حتما بخوانید: 10 نکته مهم برای انجام بازاریابی تلفنی موفق
2- تلفن را حداکثر بعد از سه بار زنگ خوردن بردارید
مشتریها دوست ندارند منتظر بمانند، حتی اگر این انتظار به اندازه شنیدن چند بوق اضافه پشت گوشی باشد. بنابراین شما باید بعد از اینکه گوشی تلفن حداکثر سه بار زنگ خورد جواب بدهید تا به مشتری بفهمانید او در اولویت قرار دارد.
البته اگر بعضی وقتها نتوانستید بلافاصله جواب تلفن را بدهید هیچ اشکالی ندارد؛ ولی یادتان باشد که این کار نباید به عادت تبدیل شود. ضمنا هر بار که دیر جواب تلفن را دادید از مشتری بابت اینکه او را منتظر نگه داشتید عذرخواهی کنید. 

با این اپلیکیشن ساده، هر زبانی رو فقط با روزانه 5 دقیقه گوش دادن، توی 80 روز مثل بلبل حرف بزن! بهترین متد روز، همزمان تقویت حافظه، آموزش تصویری با کمترین قیمت ممکن!

نکته: اگر مجبور شدید برای انجام کاری از میزتان دور شوید، هنگام برگشتن به محل کارتان عجله نکنید. چون این کار باعث می شود موقع جواب دادن به تلفن نفس نفس بزنید. کمی آرام بگیرید و بعد در کمال آرامش به تلفن جواب بدهید؛ حتی اگر تلفن چهار یا پنج بار زنگ خورد.

3- خودتان را معرفی کنید
تا به حال برایتان پیش آمده که با پشتیبانی جایی تماس گرفته باشید و از آن طرف خط فقط یک “سلام” خشک و خالی شنیده باشید؟ در چنین شرایطی احتمالا پیش خودتان فکر کرده اید که نکند شماره را اشتباه گرفته باشید؟
مطمئنا همه ما دلمان میخواهد وقتی با پشتیبانی مرکزی تماس می گیریم، با روی گشاده از ما استقبال شود. یکی از راههای حرفه ای برای جوابگویی به تماس تلفنی مشتری این است که از همان اول خودتان را معرفی کنید و بگویید: “سلام. من…. هستم. چطور میتونم کمکتون کنم؟”
نکته: اگر حوزه کاریتان رئیس یا سرپرست دارد از او بپرسید که چه قواعدی برای پاسخگویی به تلفنهای مشتریان در نظر دارد و آیا آموزش خاصی در این خصوص در شرکتشان وجود دارد یا نه. ممکن است شرکتی که در آن کار می کنید مدل به خصوصی برای جوابگویی به مشتری مد نظر داشته باشد؛ مثلا: “سلام. از اینکه با شرکت …. تماس گرفتید ممنونیم. چطور میتونیم به شما کمک کنیم؟”
از دست ندهید: تمام نکاتی که از کار کردن با وارن بافت طی 7 سال یاد گرفتم
4- واضح و رسا صحبت کنید اما نه با صدای بلند!
هیچ چیز خسته کننده تر و ناخوشایندتر از صحبت کردن با کسی که از پشت گوشی به زحمت میشود صدایش را شنید، نیست. شما به عنوان کسی که با مشتریان سر و کار دارید باید موقع صحبت کردن پشت تلفن، کاملا واضح و قابل فهم حرف بزنید. صدای رسا و قابل درک نه تنها باعث میشود مشتری تمام حرفهای شما را بفهمد، بلکه اعتماد او را هم به شما جلب می کند.
اما یادتان باشد که نباید با صدای خیلی بلند هم حرف بزنید. با صدای معمولی صحبت کنید و فقط اگر مشتری خواست چیزی را دوباره تکرار کنید، کمی صدایتان را بالا ببرید تا کاملا بشنود.
نکته: موقع صحبت با تلفن به جای خم شدن رو میز یا لم دادن روی صندلی، کاملا صاف بنشینید. این کار دیافراگم شما را آزاد می کند و صدایتان رساتر و بهتر شنیده میشود.
5- مراقب لحن و نوع حرف زدنتان باشید
با لحن خیلی خودمانی و صمیمی با مشتریها حرف نزنید. استفاده از کلمات عامیانه یا خیلی خودمانی موقع پاسخگویی تلفنی به مشتریان پسندیده نیست. ارتباط شما با مشتریها باید حرفه ای و رسمی باشد؛ این یعنی در اکثر مواقع هیچ نوع اظهار نظر غیر معمول یا شوخی نابجا با مشتری نباید صورت بگیرد. به هیچ عنوان موقع صحبت با مشتری از کلمات رکیک یا ناپسند استفاده نکنید، چون باعث میشود احترام مشتری نسبت به شما و در نتیجه شرکتتان از بین برود.
نکته: در تمام مکالمات تلفنی خودتان با مشتریان خوش برخورد و شاد باشید. یکی از قوانین مهم و اساسی در دنیای فروش همین است. حتی اگر مشتری بداخلاق و بدعنق بود، داشتن رفتار مثبت و برخورد خوب همیشه بهترین گزینه است.

حتما بخوانید: استراتژی های موفقیت در بازاریابی تلفنی برای کسب و کارها
6- حرف مشتری را قطع نکنید
همیشه اجازه بدهید که مشتری حرفش را تمام کند و حتی اگر میدانید مطلبی را غلط میگوید، باز هم رشته کلامش را پاره نکنید. مخصوصا اینکه باید کاملا به شکایتهای مشتری گوش بدهید تا به او بفهمانید که نگرانیها و مشکلات مهم او را میدانید.
اگر مشتری توهین یا بی ادبی می کند می توانید او را به مدیر ارجاع بدهید، ولی به طور کلی اصل بر این است که نباید صحبت مشتری را قطع کنید.
نکته: بعد از اینکه احساس کردید مشتری حرفهایش را تمام کرده کمی صبر کنید. گاهی اوقات ممکن است اینطور به نظر برسد که او دیگر چیزی برای گفتن ندارد، اما به محض اینکه شما شروع به صحبت می کنید او هم به حرف زدنش ادامه بدهد. یک مکث و وقفه کوتاه شما را مطمئن می سازد که مشتری تمام و کمال حرفهایش را زده است.
7- شش دانگ حواستان به مشتری باشد
مشتریها هم مثل هر کس دیگری دوست دارند موقع حرف زدن، طرف مقابلشان سر تا پا گوش باشد و به او توجه کند. شما باید کاری کنید که مشتری بفهمد کاملا حواستان به او است؛ بنابراین موقع جواب دادن به تلفن از انجام کارهایی مثل چک کردن ایمیل، ور رفتن با وسایل یا دنبال چیزی گشتن خودداری کنید.
اگر مشتری از شما سوالی بپرسد و شما با مکث جوابش را بدهید می فهمد که حواستان با او نبوده است. چنین کاری بی احترامی به مشتری به حساب می آید و ممکن است به از دست رفتن مشتری منجر شود.
نکته: موقع جواب دادن به صحبتهای مشتری، در حرفهایتان به مشکلات او اشاره کنید تا نشان بدهید که به صحبتهایش گوش داده اید. لازم نیست هر چیزی که شنیده اید را طوطی وار تکرار کنید، فقط به طور خلاصه به مشکلاتی که مشتری بیان کرده اشاره کنید. مثلا بگویید: “پس این محصول ویژگی X را نداشته و شما انتظار داشتید داشته باشد و حالا درخواست اصلاح اون رو از ما دارید، درسته؟”
حتما بخوانید: 10 توصیه ی آنتونی رابینز که چکیده ی تمام کتاب های او هستند
8- یادداشت برداری کنید
یکی از راههای خیلی خوب که شما را وادار به توجه به مشتری می کند یادداشت برداری است. علاوه بر این، یادداشت برداری باعث می شود شما تمام جزییات مشکل مشتری را بنویسید تا بعدا بتوانید به آنها مراجعه کنید. اگر یادداشت برداری نکنید ممکن است چیزی که حتما باید بررسی شود را فراموش کنید و در نهایت با نارضایتی مشتری مواجه شوید.
نکته: یادداشتهای مختلفتان را بایگانی کنید تا بتوانید بازخورد مشتریان را پیگیری کنید. خیلی از نرم افزارهای خدمات مشتری و نرم افزارهای CRM برای این کار عالی هستند و به شما امکان می دهند که تمام تعاملاتی که با مشتریان داشته اید را در همان لحظه ای که تماس میگیرند مشاهده کنید.

9- اگر قرار است مشتری را منتظر بگذارید از او اجازه بگیرید
گاهی اوقات لازم است که مشتری را به فرد یا بخش دیگری ارجاع بدهید. یادتان باشد همیشه قبل از این کار از مشتری اجازه بگیرید.
بعد از اینکه مشتری مشکلاتش را بیان کرد، گفتن “لطفا یک لحظه صبر کنید” مودبانه نیست. اگر قرار است او را به فرد دیگری وصل کنید باید بگویید: “از اینکه مشکلتون رو با جزییات برای ما بیان کردید ممنونم. همکارم در این مورد میتونه به شما کمک کنه. میتونید یک لحظه صبر کنید تا شما رو به ایشون وصل کنم؟”
نکته: خیلیها دقیقا نمی دانند چطور باید مشتری را به واحد یا بخش دیگری وصل کنند و ممکن است مشتری را معطل یا کلا تماسش را قطع کنند. بنابراین حتما باید از قبل این روند را کاملا یاد بگیرید تا تصادفا تماس مشتری را قطع نکنید یا خیلی او را منتظر نگه ندارید.
حتما بخوانید: شخصیت شناسی افراد مختلف از روی چهره آن ها
اشتباهاتی که نباید مرتکب شوید
1- وقتی مشتری با شما تماس می گیرد به هیچ عنوان حرفش را قطع نکنید و به او اجازه بدهید مشکلش را تمام و کمال بیان کند.
2- قبل از ساعت 8:00 صبح یا بعد از ساعت 21:00 با منزل مشتری تماس نگیرید؛ مگر اینکه از قبل اجازه این کار را به شما داده باشد.
3- فراموش نکنید به تماس مشتری همانطور که قولش را داده بودید پاسخ بدهید.
4- هیچ وقت موقع خوردن و آشامیدن و یا آدامس جویدن به تلفن مشتری جواب ندهید.
5- هیچ وقت این حس را به مشتری ندهید که باید فوری و با عجله مشکلاتش را بیان کند. به او زمان لازم برای حرف زدن بدهید تا کاملا صحبتهایش را اظهار کند.
6- تا جایی که ممکن است هیچ وقت در پیام صوتی جزییات تخلف شخص را بیان نکنید. به جای این کار از او بخواهید تا با بخش حسابداری تماس بگیرد.
7- اجازه ندهید عصبانیت یا لحن بد و منفی مشتریان روی شما تاثیر بگذارد.
8- انعطاف پذیر باشید و مسائل و احساسات ناخوشایند تماس قبلی را وارد مکالمه تلفنی بعدی نکنید.
9- هیچ وقت پشت گوشی سرفه و عطسه نکنید و گلویتان را مستقیما جلوی قسمت دهانی تلفن صاف نکنید.
10- با صدای بلند پشت گوشی نفس نکشید.
11- اگر جواب سوالات مشتری را نمی دانید، از خودتان پاسخهای غیر واقعی نسازید.
حتما بخوانید: 15 تا از رازهای موفقیت افراد مشهور طبق جدیدترین تحقیقات
جمع بندی
هر کدام از ما در کاری استعداد و مهارت داریم. بعضیهایمان بلدیم که چطور ارتباط و تعاملی قوی و تاثیرگذار با دیگران داشته باشیم و بعضیهایمان هم نیاز به آموزش داریم. اگر صاحب کسب و کاری هستید ولی در مواجهه با مشتریان دچار استرس و اضطراب می شوید توصیه می کنیم از دستیار مجازی برای این کار استفاده کنید. دستیار مجازی به مشتریان و مشکلاتشان رسیدگی و مسیر پیشبرد اهداف شما را هموارتر می کند.
علاوه بر این، با استفاده از نکاتی که در این مطلب به آنها اشاره شد می توانید نحوه برخورد اصولی و درست با مشتریان تلفنی را یاد بگیرید. هیچ وقت دست از یادگیری برندارید و همیشه از خودتان بپرسید من در نظر مشتریان چطور هستم؟ برای بهتر شدن چه کاری میتوانم کنم؟ موقع مکالمه تلفنی با مشتری چه نکاتی را باید رعایت کنم؟ به این ترتیب خیلی زود متوجه می شوید که ارتباط تلفنی و جوابگویی به مشکلات مشتریان هم برای خودتان آسان و لذت بخش شده و هم مشتری از شما قدردان و سپاسگزار است.